de knelpunten die organisaties vaak over het hoofd zien
Je klantcontact lijkt goed georganiseerd. De wachttijden zijn acceptabel, medewerkers doen hun best en klachten blijven beperkt. Toch blijven patiënten of cliënten ontevreden, lopen medewerkers vast en blijven dezelfde problemen terugkomen.
Hoe kan dat?
Vaak ligt de oorzaak niet bij één groot probleem, maar bij een verzameling van kleine knelpunten die nauwelijks zichtbaar zijn. Juist deze blind spots zorgen ervoor dat organisaties kansen missen om hun dienstverlening te verbeteren.
Blind spots zijn processen, gewoontes of knelpunten die zo vanzelfsprekend zijn geworden, dat niemand ze nog echt opmerkt. Ze horen inmiddels “bij de dagelijkse sleur”, terwijl ze ongemerkt veel tijd, frustratie en kwaliteit kosten.
In het klantcontact van zorg- en welzijnsorganisaties zien we dit regelmatig terug. Medewerkers hebben oplossingen bedacht om het werk gedaan te krijgen, maar deze tijdelijke oplossingen worden uiteindelijk de standaard.
Daardoor ontstaat een verschil tussen hoe processen op papier zijn ingericht en hoe ze in werkelijkheid verlopen.
Een blind spot hoeft niet groot te zijn om veel impact te hebben.
Denk bijvoorbeeld aan:
Los van elkaar lijken dit kleine irritaties. Samen zorgen ze voor langere afhandeltijden, hogere werkdruk en een minder prettige ervaring voor patiënten en cliënten.
Dat is eigenlijk heel logisch.
Organisaties zijn voortdurend bezig met de dagelijkse operatie. Telefoons moeten worden opgenomen, e-mails beantwoord en patiënten geholpen. Daardoor is er weinig tijd om kritisch naar processen te kijken.
Daarnaast speelt gewenning een grote rol. Medewerkers raken gewend aan bepaalde werkwijzen en merken niet meer dat deze eigenlijk inefficiënt zijn. Ook wordt vaak gestuurd op cijfers zoals bereikbaarheid of gemiddelde wachttijd. Dat zijn belangrijke KPI’s, maar ze vertellen niet altijd waarom bepaalde problemen ontstaan.
De echte oorzaak blijft daardoor verborgen.
Veel organisaties beschikken tegenwoordig over enorme hoeveelheden data.
Denk aan:
Maar data alleen vertelt niet het volledige verhaal.
Een wachttijd van twee minuten lijkt misschien prima, maar als patiënten daarna alsnog drie keer worden doorverbonden, zegt die wachttijd weinig over de daadwerkelijke ervaring.
Juist door verschillende informatiebronnen met elkaar te combineren ontstaan waardevolle inzichten.
Omdat medewerkers dagelijks onderdeel zijn van het proces, is het lastig om objectief naar de eigen organisatie te kijken.
Een onafhankelijke blik helpt om patronen te herkennen die intern nauwelijks meer opvallen.
Daarbij gaat het niet om het aanwijzen van fouten of schuldigen, maar om het zichtbaar maken van verbeterkansen.
Vragen die daarbij aan bod komen zijn bijvoorbeeld:
Juist deze inzichten vormen vaak de basis voor duurzame verbeteringen.
Veel organisaties weten dat er “iets” beter kan.
Maar waar begin je?
Vaak worden verbeteringen ingezet op basis van aannames of losse signalen. Terwijl een paar klachten niet altijd representatief zijn voor het grotere geheel. Door eerst inzicht te krijgen in de werkelijke situatie, ontstaat een objectief beeld van waar de grootste winst te behalen valt.
Dat voorkomt dat tijd en budget worden geïnvesteerd in oplossingen voor problemen die eigenlijk niet de grootste impact hebben.
Het verbeteren van klantcontact begint niet met nieuwe technologie of extra capaciteit. Het begint met begrijpen wat er écht gebeurt in de dagelijkse praktijk. Welke knelpunten blijven onder de radar? Welke processen verlopen anders dan gedacht? En waar liggen de grootste kansen om de ervaring van patiënten én medewerkers te verbeteren? Door deze blind spots zichtbaar te maken ontstaat een stevig fundament voor gerichte verbeteringen.
Iedere organisatie heeft blind spots. Dat is heel normaal. De vraag is niet óf ze er zijn, maar of je ze kent.
Met de QuickScan klantcontact Zorg en welzijn brengen we onafhankelijk in kaart waar processen soepel verlopen en waar verborgen knelpunten zitten. We combineren data, observaties en praktijkervaring tot concrete inzichten waarmee organisaties direct aan de slag kunnen.
Zo krijg je niet alleen een helder beeld van de huidige situatie, maar ook praktische handvatten om het klantcontact structureel te verbeteren.
De QuickScan klantcontact Zorg en welzijn is een onafhankelijke analyse van jouw klantcontactproces. We brengen verschillende informatiebronnen samen om een compleet en objectief beeld te vormen van de huidige situatie.
Daarbij kijken we onder andere naar beschikbare rapportages en KPI’s, luisteren we gesprekken terug, analyseren we contactredenen en gaan we in gesprek met medewerkers en stakeholders. Door deze informatie met elkaar te combineren, ontstaat inzicht in waar knelpunten ontstaan, welke processen goed functioneren en waar de grootste verbeterkansen liggen.
Het resultaat is geen uitgebreid rapport vol cijfers, maar een praktisch en onderbouwd advies waarmee jouw organisatie direct aan de slag kan.
In de zorg schuilt achter elke vraag emotie. Ontdek waarom empathie onmisbaar is in zorgcontact en hoe empathische klantadviseurs van Quality Contacts vertrouwen en rust brengen bij elke patiënt.
Het lijkt tegenstrijdig; binnen een uur genoeg capaciteit hebben om plusminus 1000 winkels te bellen, terwijl contactcenters toch elk uur in hun planning kunnen verantwoorden?
Het verliezen van een laptop in het openbaar vervoer kan voor veel bedrijven een bron van zorgen zijn. Naast de financiële waarde van het apparaat, is de veiligheid van bedrijfsgevoelige informatie vaak een groter risico.
Recent hadden we hier ook vanuit Quality Contacts mee te maken, toen één van onze medewerkers haar laptop kwijtraakte in de trein.
Voor veel bedrijven is het belangrijk om een stap verder te gaan voor klanten om hen te laten zien dat hun klanttevredenheid belangrijk is. ISO 9001 biedt de praktische richtlijnen die hiervoor nodig zijn.
Klanttevredenheid is een belangrijke maatstaf voor klantenservice en staat zelfs op nummer 1 wanneer we consumenten vragen wat het meest van invloed is op hun vertrouwensniveau in een bedrijf.