Tone of voice
Een belangrijke rol in webcare

Wat is tone of voice?

Tone of voice verwijst naar hoe je klinkt, letterlijk, voor iemand. Je kunt het zien als het ritme in een nummer, in plaats van de tekst. Het is de muzikale toon die verschilt van woorden, maar kan er zeker wat aan toevoegen.

Verschillende tone of voices brengen verschillende houdingen over, wat van invloed is op hoe een luisteraar je waarneemt – dezelfde woorden gebruiken, maar het aanpassen van de toon kan het verschil zijn waardoor iemand vriendelijk, ondersteunend en empathisch lijkt versus iemand die koud, urgent en gezaghebbend overkomt.

Webcare uitbesteden tone of voice

Waarom is de tone of voice een belangrijke factor
in klantcontact?

Het hebben van de juiste tone of voice geeft je een persoonlijkheid die je onderscheidt van concurrenten die mogelijk ook proberen om jouw klanten aan te spreken. Naast het helpen van klanten om contact te maken met jouw merk, zijn er nog enkele andere voordelen van het ontwikkelen van de tone of voice:

  • Een vriendelijke toon wekt vertrouwen: het laat klanten weten dat de persoon die aan de andere kant met hen spreekt, geen gezichtsloze bedrijfsentiteit is.
  • Het creëren van de stemming verbetert de motivatie van de medewerkers: Door vooraf de toon van het gesprek te bepalen, kunnen de klanten
    ook binnen die emotionele en mentale ruimte spreken.

Stel je eens voor dat jij een klant bent die de telefoon opneemt en klaar staat om te klagen – en dat je aan de andere kant een zonnige supportmedewerker ontmoet die naar jouw dag vraagt ​​en medeleven toont met je hachelijke situatie. Dit soort interactie is niet alleen prettig voor je klant, het zorgt ook voor een betere employee experience.

Tone of voice

"De belangrijke rol die tone of voice speelt:
De tone of voice maakt alles goed wat onuitgesproken blijft"

Wat beïnvloedt je tone of voice?

Welke tone of voice moet worden gebruikt, hangt af van de context. Hier zijn een aantal aspecten waar je op moet letten:

  1. Met wie je spreekt

Iedereen heeft zijn eigen persoonlijke manier van spreken die ze gewend zijn. Zijn ze kort en to the point? Expressief en uitgebreid? Het spiegelen van de stijl van een klant (op een subtiele manier die niet aanstootgevend is) in een gesprek kan een krachtige manier zijn om een ​​band en verstandhouding op te bouwen.

Uitzoeken wat die stijl is tijdens een korte interactie is eigenlijk best moeilijk. De beste manier om te weten wat voor soort toon je moet gebruiken bij een klant, is door een relatie met je klanten te hebben. Dat betekent dat je alle gesprekken en interacties met hen moet registreren en dat die informatie gemakkelijk toegankelijk is voor het hele webcare of klantenserviceteam.

  1. Het kanaal via welke toon je met ze praat

De toon die je gebruikt, hangt af van het kanaal via welk kanaal je met klanten spreekt. Persoonlijk of aan de telefoon kun je de toonhoogte, het tempo en de verbuiging aanpassen. Maar via e-mail of chat moet je vertrouwen op leestekens (uitroeptekens zijn vriendelijk, maar overdrijf niet zoals bij deze zin!!!) zinsbouw, of soms zelfs een emoji of twee 👋 🙂 .

image18
  1. Het gebruik van emoji’s

Emoji’s; irritant of prettig, ze zijn er om een ​​gesprek leven in te blazen, de post er beter uit te laten zien en context te geven. Veel merken willen ze niet gebruiken omdat ze bang zijn dat het er onprofessioneel uitziet. De meeste emoji’s zijn geschikt voor elk merk, als je weet hoe je ze moet gebruiken.

Het helpt je de inhoud en het merk te vermenselijken. Het helpt je op te vallen in de massa en te laten zien dat je thuishoort op sociale media. Een beetje moeite in je posts op sociale media laat zien dat je echt om je aanwezigheid en de community geeft. Emoji’s helpen daar goed bij.

“Door de problemen van huidige klanten snel en effectief op sociale media op te lossen, verklein je het risico dat je ze kwijtraakt aan een concurrent
en een nieuwe klant moet winnen om hun plaats in te nemen”.

Social media ondersteuning

Als merk op sociale media moet je alle vragen die je ontvangt beantwoorden, wat er ook gebeurt, en vooral in maximaal 15 minuten. Als je dit niet doet, frustreer je niet alleen jouw klanten, maar krijg je ook niet de status van snelle responder van Facebook, wat mogelijk leads en klanten zou kunnen kosten.

Er zijn veel merken die gewoon ondersteuning bieden voor sociale media. Het grote plaatje laat echter zien dat het een klein percentage is. De meeste merken verdrinken in volume en klachten. De meeste bedrijven voegen gewoon de enorme werklast van bestaande ondersteunings-vertegenwoordigers toe. Ondersteuning is tegenwoordig cruciaal voor een bedrijf. Sociale steun? Het kan een merk maken of breken.

Bij het goed uitvoeren van webcare-activiteiten komt veel kijken. Deze online aanwezigheid is heel goed uit te besteden aan een partij die specialist in klantcontact is. Quality Contacts heeft veel ervaring met webcare en kan elke tone-of-voice aannemen om jouw bedrijf een eigen gezicht te geven 

Wil jij je bedrijf onderscheiden door ludieke online activiteiten, engagement op gang helpen en structureel reageren op alle klanten via social media? Quality Contacts monitort alle online kanalen en reageert op likes, comments, vragen en eventuele klachten op een manier die bij jouw bedrijf past.

Tone of voice is onze specialiteit! Meer weten over webcare uitbesteden?

Meer lezen?

vattenfall hoofdkantoor een klant van quality contacts

Recruiter

Zie jij snel de mens en kwaliteit achter de cv? Ben jij ambitieus, commercieel en ga jij geen uitdaging uit de weg?!  Voor onze geheel

Lees verder »