Waarom klantcontact in de zorg meer bestuurlijke aandacht verdient

Binnen de zorg ligt de lat hoog. En terecht. We investeren in kwaliteit, veiligheid, personeel en innovatie. Allemaal om patiënten en cliënten de beste zorg te bieden.

Toch is er één onderdeel dat in veel organisaties nog te weinig bestuurlijke aandacht krijgt: de kwaliteit van het eerste contact met patiënten.  Of het nu gaat om een ziekenhuis, een GGZ-instelling, een thuiszorgorganisatie of een zorggroep, het eerste contactmoment bepaalt de toon. En dat eerste contact is in deze branche tot nog steeds vaak… de telefoon.

"Hoe we contact maken, bepaalt hoe mensen zich geholpen voelen."

Meer dan bereikbaarheid

Klantcontact wordt binnen veel zorginstellingen nog te vaak gezien als iets praktisch of logistieks. Een telefooncentrale, een contactcenter, een facilitaire aangelegenheid.
Maar elke keer dat iemand belt, mailt of chat, gebeurt er iets wezenlijks: iemand zoekt zorg, steun of duidelijkheid.

Een goed ingericht KCC (Klant Contact Center) of SIC (Service Informatie Center):

  • ontlast de zorgprofessionals,
  • verhoogt de patiëntveiligheid,
  • en verbetert de ervaring van patiënten en naasten.

 

Dat maakt het KCC niet alleen een ondersteunende dienst, maar een integraal onderdeel van het zorgproces.

Een onderbelichte prioriteit

Patient tevredenheid is een KPI die iedere zorginstelling kent. Deze wordt echter vaak gemeten op de (be)handeling, niet op de aanloop naar de behandeling toe (dus het eerste telefonisch contact). Dat is gek toch? Want dat is vaak het moment waarop een patient beslut of hij daadwerkelijk met jouw organisatie in zee wil, of het vertrouwen er is. In veel raden van bestuur komt klantcontact zelden als zelfstandig agendapunt aan bod.
Maar juist in die context is het verstandig om te kijken naar waar zorgvragen beginnen: bij de telefoonlijn, de chat of de mailbox.

Recente onderzoeken onderstrepen de urgentie:

  • 39% van de Nederlanders ervaart de telefonische bereikbaarheid van zorgverleners als onvoldoende.
  • In sommige huisartsenposten lopen wachttijden op tot 15 minuten.
  • Cliënten in de thuiszorg noemen het telefonisch contact “onpersoonlijk en frustrerend.”

 

Dat zijn niet alleen cijfers het zijn signalen over vertrouwen, continuïteit en toegankelijkheid van zorg.

Wat kun jij doen om de urgentie voelbaar te maken?

Voor beleidsmakers en managers die klantcontact in hun portefeuille hebben, is dit hét moment om de waarde van het KCC zichtbaar te maken.
Vijf manieren om dat te doen:

  1. Verbind het KCC aan de kerntaak van de organisatie
    Klantcontact is geen randvoorwaarde, maar onderdeel van zorgcontinuïteit. Leg de link tussen goed bereikbaar zijn en patiëntveiligheid, tussen luisteren en signaleren.
  2. Gebruik data én verhalen
    Laat zien wat bereikbaarheid doet met de ervaring van patiënten of cliënten. Combineer wachttijdstatistieken met concrete verhalen uit de praktijk.
  3. Maak de impact intern zichtbaar
    Laat afdelingen zien hoeveel tijd en rust het scheelt als contact direct goed worden afgehandeld. Een sterk KCC ontlast de zorg.
  4. Veranker klantcontact in de strategische agenda
    Breng de positie van het KCC structureel in bij kwaliteitscommissies of HR-overleggen. Het is meer dan dienstverlening: het is zorgkwaliteit.
  5. Investeer in mensen én middelen
    Technologie helpt, maar de toon maakt het verschil. Goed opgeleide klantadviseurs met aandacht, empathie en kennis maken van elk gesprek een stukje zorg.

De nieuwe standaard

Bij Quality Contacts zien we dagelijks dat aandacht het verschil maakt.
Onze klantadviseurs vangen niet alleen telefoontjes op, ze bieden rust, duidelijkheid en vertrouwen.

Met vakmanschap, empathie en slimme technologie.

Zorgcommunicatie verdient dezelfde aandacht als zorg zelf.
Want hoe we contact maken, bepaalt hoe mensen zich geholpen voelen.
En dát is uiteindelijk waar zorg om draait.

Ontdek wat een professioneel KCC kan betekenen voor jouw zorgorganisatie

Meer lezen?

Nieuwsbrief maart 2024

NIEUWSBRIEF MAART 2024 Hallo allemaal! Het is wel weer eens tijd voor een mooie nieuwe nieuwsbrief, dus bij deze een mooi gevulde update van mij

Lees verder »

Wat is omnichannel?

Omnichannel is merkbeleving. Een omnichannel-ervaring voor een klant betekent dat de klant via verschillende kanalen in contact kan komen.

Lees verder »

Quality Contacts lid van DDMA

Voor talloze organisaties verwerken wij data. Om op de hoogte te blijven en mee te denken over de laatste ontwikkelingen is Quality Contacts al 2jaren lid van de DDMA .

Lees verder »

De oorzaken van slechte klantenservice

Iedereen heeft wel een slecht klantenservice-verhaal te vertellen. Lange tijd in de wachtrij aan de telefoon maar ook slecht te woord gestaan in een winkel of restaurant is een vorm van slechte klantenservice.

Lees verder »

Klantadviseur Outbound

Ben je op zoek naar een opstapfunctie in Sales? Wil je werken in een enthousiast team waar veel ruimte is voor coaching en persoonlijke groei? Dan is deze vacature bij Quality Contacts, voor het project Delta, precies wat je zoekt!

Lees verder »