Tone of Voice: wat iedereen die bij een product of dienst betrokken is moet weten

Het webcare team van Quality Contacts is verantwoordelijk voor het waarborgen van kwaliteit en consistentie van de taal van een product of dienst. Voor degenen die het niet weten, Quality Contacts is een facilitair contactcenter die onder andere bedreven zijn in het beheren van digitale klantenservice op de social mediakanalen van onze opdrachtgevers.

Als het om tone of voice gaat, is het belangrijk dat iedereen die bij het product betrokken is, op één lijn zit. Ten eerste om het belang van taal voor de gebruikerservaring te begrijpen. Ten tweede: om aan dezelfde kant te staan als het gaat om het garanderen van consistente communicatie gedurende het hele traject.

De tone of voice is de ziel van onze communicatie; het bepaalt hoe onze klanten ons zien, voelen en begrijpen.

Allereerst: wat is Tone of Voice?

De “tone of voice” verwijst naar de manier waarop een organisatie communiceert met zijn klanten via online kanalen zoals sociale media, e-mail, chat en andere digitale platforms. Het omvat de stijl, houding en emotie die in de geschreven communicatie tot uiting komen. Een consistente en passende tone of voice is cruciaal omdat het de perceptie van het merk beïnvloedt en de klanttevredenheid kan verhogen.

De visuele identiteit is immers al bekend. De visuals omvatten de grafische elementen die een merk of product identificeren, zoals logo, kleuren en typografie.

Verbaal is de tegenhanger van visueel en omvat alle taalkundige elementen van een merk of product, zoals naam, slogan, storytelling, woordenschat en tone of voice.

In spraak gebruikt onze stem verschillende middelen om verschillende ‘tonen’ over te brengen. We gebruiken verschillende toonhoogtes, ritmes, pauzes, intonaties en woordkeuzes, die een formele, informele, spontane, serieuze toon, enzovoort kunnen overbrengen. Op schrift (of internet) moeten we de middelen beheersen die dezelfde rol zullen spelen.

Het stemgeluid van een merk

De persoonlijkheid achter het product
Missie en visie: Wat zijn de kernwaarden en doelstellingen van de organisatie?
Merkpersoonlijkheid: Hoe zou je het merk omschrijven als het een persoon was? Is het vriendelijk, professioneel, speels, formeel, enz.?
Unieke propositie: Wat maakt een merk uniek in de markt?

Ken de doelgroep
Wat zijn de demografische gegevens: Leeftijd, geslacht, locatie, opleidingsniveau, enz.
Voorkeuren en verwachtingen: Welke communicatiestijlen en toon waarderen zij? Hoe praten zij zelf online?

Analyseer de huidige communicatie
Research naar bestaande content: Bekijk de huidige communicatiekanalen (website, sociale media, e-mails, klantenservice interacties) en identificeer de huidige tone of voice.
Sterke en zwakke punten: Wat werkt goed en wat niet? Waar is inconsistente toon aanwezig?

Benchmarking
Concurrentieanalyse: Hoe communiceren de concurrenten? Wat kun je hiervan leren en wat kun je anders doen om te onderscheiden?
Best practices: Kijk naar merken die bekend staan om hun effectieve tone of voice en leer van hun aanpak.

Definieer richtlijnen
Toon en stijl: Specificeer welke toon (bijv. vriendelijk, formeel, enthousiast) en stijl (bijv. actief, direct, informeel) je wilt gebruiken.
Taalgebruik: Bepaal welke woorden, zinnen en uitdrukkingen je merk zou gebruiken en welke niet. (interpunctie, grafische elementen, emoji’s…)

Hoe vindt je een tone of voice?

Vriendelijk en empathisch: Gebruik positieve en ondersteunende taal. Vermijd jargon en complexe termen.
Voorbeeld: “We begrijpen dat dit vervelend voor u is. We doen ons best om dit snel op te lossen!”
Kenmerken: Positieve taal, empathie, bereidheid om te helpen.

Professioneel en respectvol: Houd de toon beleefd en professioneel, maar niet te formeel.
Voorbeeld: “Hartelijk dank voor uw vraag. Wij zullen deze zo spoedig mogelijk beantwoorden.”
Kenmerken: Beleefdheid, formele toon, duidelijke communicatie.

Informeel en toegankelijk
Voorbeeld: “Hey! Wat vervelend dat je dit probleem hebt. We gaan het meteen voor je uitzoeken!”
Kenmerken: Informele taal, gebruik van uitroeptekens, en emoticons, vriendelijk

Direct en efficiënt
Voorbeeld: “Uw verzoek is ontvangen en wij werken eraan. U kunt binnen 24 uur een oplossing verwachten.”
Kenmerken: Kort en bondig, duidelijke instructies, tijdsindicatie geven.

Empathisch en begripvol
Voorbeeld: “Het spijt ons te horen dat u deze ervaring heeft gehad. We begrijpen hoe frustrerend dit moet zijn en doen er alles aan om dit voor u op te lossen.”
Kenmerken: Medeleven tonen, begrip voor de situatie, geruststellen.

De sleutel tot sterke klantrelaties en een positief merkimago

Het bepalen en consistent toepassen van de juiste tone of voice in klantenservice is cruciaal voor het opbouwen van sterke klantrelaties en een positief merkimago. Of je nu kiest voor een vriendelijke en toegankelijke toon of een meer professionele en formele benadering, het is belangrijk dat de gekozen stijl aansluit bij je merkidentiteit en de verwachtingen van je klanten.

Daarom is het niet een kwestie van geluk om de juiste toon van het product te krijgen, noch het resultaat van inspiratie. Het is het resultaat van strategische keuzes, zowel vanuit het oogpunt van het product als vanuit de taal.

Heb je vragen of wil je meer weten over het implementeren van een effectieve tone of voice in je klantenservice? Laat het ons weten en neem contact met ons op. We helpen je graag verder!

Heb je vragen of wil je meer weten over het implementeren van een effectieve tone of voice in je klantenservice?
Laat het ons weten en neem contact met ons op.

Meer lezen?

Nieuwsbrief januari 2024

NIEUWSBRIEF JANUARI 2024 2024 is hier! We kijken, zoals Pjotr tijdens het fantastische personeelsfeest aangaf, terug op een prachtig 2023 als Quality Contacts zijnde. Dus

Lees verder »
beveiliging_iso_27001

ISO 27001 in klantcontact

De ISO 27001-certificering toont aan dat een organisatie risico’s heeft geïdentificeerd en preventieve maatregelen heeft genomen om de organisatie te beschermen tegen inbreuken op de informatiebeveiliging.

Lees verder »